BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Har du lyst til at understøtte tværgående administrative opgaver i et center, som løbende er ved at optimere og har et højt fokus på datakvalitet?
Vi søger dig, der får energi af at være med til at sikre en høj kvalitet i vores administrative arbejde. Finder du det samtidig spændende at indgå i samarbejder på tværs i centret, hvor du kan byde ind med dine administrative kompetencer, så er du måske vores nye kollega.
I Drifts- og Procesoptimering søger vi en dygtig administrativ medarbejder, der kan indgå i et team af flere administrative medarbejdere, som sætter en ære i at have styr på data, deadlines og opgaver. Du skal arbejde med de driftsadministrative opgaver i centret såsom administration af fællespostkasse, referatskrivning ved forskellige møder i centret samt ledelsesmæssig understøttelse af flere forskelligartede administrative processer på tværs i centret.
Du er en rutineret bruger af Microsoft 365 med grundigt kendskab til Outlook og har let ved at tilegne dig færdigheder i IT-systemer. Du trives med at indgå i mange samarbejdsrelationer og er imødekommende i dialogen med mange forskellige faggrupper.
Om Drifts- og Procesoptimering
I 2020 skabte vi Danmarks største, offentlige rengøringsvirksomhed med ca. 1.300 medarbejdere i Københavns Ejendomme. Siden da har vi haft fuld fart på! Vi leverer dagligt rengøring på over 900 adresser i Københavns Kommune. Det kræver, at vi har styr på vores data og processer. Drifts- og Procesoptimering er et team, hvor vi sætter en ære i vores faglighed, hvor der i dagligdagen er plads til både faglig sparring og gode grin. Vi er en del af et livligt hus med aktivitetsbaseret kontorindretning, hvor din kontorplads kan skifte fra dag til dag.
Dine arbejdsopgaver
Du vil have en række faste opgaver, som er beskrevet i det følgende, men vil også løbende få ad hoc-opgaver, når du f.eks. bliver involveret i tværgående processer.
Dine opgaver vil bl.a. indbefatte
- Bidrage til centrets optimering af forretnings- og arbejdsgange.
- Styring, kortlægning og implementering af arbejdsgange og processer.
- Ledelsesunderstøttelse på mellemlederniveau og på centerledelsesniveau med ledelsesrapportering.
- Controlling og kvalitetssikring af data.
- Indkaldelse og referatskrivning ved forskellige møder i centret, fx ved tjenstlige- og sygefraværssamtaler samt teammøde.
- Modtage og ekspedere indkomne opgaver i fællespostkassen i Outlook.
- Planlægning af og opfølgning på møder, herunder mødebooking i Outlook.
- Indberetning af ekstratimer og ferie.
- Udsendelse af kvalitetskontroller.
Som person brænder du for at sikre god service og brugervenlig formidling af f.eks. eksisterende og nye processer. Du har et godt overblik samtidig med, at du interesserer dig for detaljen – også ved rutineopgaver. Du arbejder struktureret og er god til at planlægge dit arbejde i en travl hverdag. Du er en teamplayer, der også kan lide at være tovholder på flere opgaver.
Vi forestiller os derudover, at du
- er kontoruddannet eller har en tilsvarende uddannelse med en solid og konkret erfaring med de nævnte arbejdsopgaver.
- kan omsætte udfordringer til konkrete løsninger.
- kan bevare overblikket, selvom du har mange opgaver og forstyrrelser igennem dagen.
- er initiativrig og handlingsorienteret og byder ind med din hjælp og viden i teamet og centret.
- har gode formulerings- og formidlingsevner både skriftligt og mundtligt og kan kommunikere med mange forskellige faggrupper.
- har en god forståelse for administrative processer og forretningsgange og gerne indsigt i journaliseringspligt og GDPR.
- udviser rummelighed og trives i et tværfagligt samarbejde, hvor du konstruktivt bidrager til at få løst de udfordringer, centret/enheden har.
Vi tilbyder løn- og ansættelsesvilkår i henhold gældende HK-overenskomst. Stillingen er på 37 timer ugentligt med henblik på tiltrædelse senest snarest muligt.
Arbejdssted
Din arbejdsplads er hos Center for Rengøring i Københavns Ejendomme på Borups Allé, 2400 København NV.
Mere information
Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte chef for Drifts- og Procesoptimering Pia Ravn på 2928 4233.
Søg via linket senest fredag den 18. august 2023
Vi kalder løbende ind til samtale. Der kan indgå test i ansættelsesforløbet.
Københavns Ejendomme
Københavns Ejendomme har ansvaret for Københavns Kommunes ejendomsportefølje. Vores ca. 1.800 medarbejdere arbejder hver dag for en serviceorienteret ejendomsadministration og vedligeholdelse af kommunens mere end 2,6 mio. m2. Gennem effektiv ejendomsservice, drift og vedligehold frigør vi ressourcer til, at vores 58.000 kolleger i Københavns Kommune kan skabe en bedre hverdag for københavnerne. Alt det gør vi ud fra bedste aktuel viden og i tæt samspil med kunder, leverandører og samarbejdspartnere ud fra devisen: Det skal være nemt, effektivt og bæredygtigt. Du kan læse mere om os på www.kobenhavnsejendomme.kk.dk
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Ballerup Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: fuldtid
-Arbejdsgiver:
Københavns Kommune, Borups Allé 177, 2400 København NV
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 18-08-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Ved skriftlig henvendelse: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1518&ProjectId=193528&DepartmentId=22333&MediaId=4780&SkipAdvertisement=true
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5880168
